De acuerdo al numeral 23 del Artículo 93 de la Ley 284 del 14 de febrero de 2022 sobre el Régimen de Propiedad Horizontal, el administrador de la Propiedad Horizontal tendrá la obligación de entregar a la Junta Directiva, una vez terminada la relación contractual, todos los documentos propios de la administración y aquellos que hayan sido puestos bajo su custodia por esta, los que podrán incluir libros de actas de Junta Directiva y de actas de Asamblea de Propietarios, estados de cuenta, correspondencia, documentación relativa a cuentas bancarias, llaves de la oficina de administración y del inmueble. Además, todos aquellos que estuvieran bajo su responsabilidad, de lo cual se levantará un acta de entrega firmada por el administrador y un representante de la Junta Directiva.
De lo mencionado arriba, la correspondencia es documentación muy importante que se debe tratar con seguridad, protegiéndola de su distorsión. Es por esta razón que recomendamos a las Juntas Directivas hacer uso de cuentas de correo electrónico personalizadas para el P.H., así como que todo el equipo utilizado para los fines de la administración, sea de su uso exclusivo. A la vez hacer uso de un equipo tecnológico para poder almacenar toda la documentación y conservar un respaldo de la misma, el cual deberá permanecer siempre bajo el control y vigilancia de la Junta Directiva.
Lo mismo aplicaría para las licencias de los diferentes softwares que se utilizan para los mismos fines y que requieren ser utilizados por el administrador debido a sus funciones, las que recomendamos sean de uso exclusivo del P.H., como, por ejemplo, el software para la contabilidad, así como para cualquier otra aplicación, con el objetivo de llevar una administración sana.
Adecuar una oficina en las instalaciones del P.H. sería lo ideal, de manera que todo el trabajo o funciones del administrador se lleven a cabo dentro del PH, de esta manera el servicio que se presta sería más productivo y a su vez se protege toda la documentación mencionada en el numeral 23 del Artículo 93, la cual deberá reposar en dichas oficinas bajo la custodia de la Junta Directiva y del Administrador.
Teniendo en cuenta las sugerencias ya mencionadas, el acto de la entrega sería más expedito y seguro, el cual terminaría con un proceso de la relación contractual a satisfacción de las partes, aun así la elaboración de un acta de entrega firmada por el administrador y el representante del PH, sería lo más recomendable, con el fin de corroborar que toda la documentación que reposa en las oficinas de la Administración del PH sea mencionada en el Acta y de esta manera perfeccionar de manera completa el traspaso de la administración a otro administrador o a la Junta Directiva.
Tener presente que un administrador puede ser una persona natural o jurídica, por lo que, en caso de ser una empresa formal de acuerdo a la ley, es decir una persona jurídica, es importante revisar que la persona que actúe en representación de la persona jurídica o empresa, sea la persona correcta o designada, en vista de que ésta podrá firmar cierta documentación, entro estos, el contrato inicial para contratar el servicio de administración.
Para asistencia con relación a este tema, contáctenos a consultas@icazalaw.com.
