Laws No. 256 and 257 on tax measures and regulation for the payment of taxes

Learn the most important points of Laws 256 and 257 of November 26, 2021 on tax measures and tax regulations for the payment of taxes and the tax procedure code.

The Republic of Panama, through Law No. 52 of 2016 (the “Law No. 52”), established the requirement that every legal entity (public limited companies, limited liability companies and private interest foundations) is required to keep accounting records and maintain supporting documentation for a minimum period of five (5) years.

Recently, the aforementioned Law No. 52 was amended by Law 254 of November 11, 2021 (the “Law 254”), establishing additional requirements regarding the “accounting records” that legal entities must keep. Below, we ask some questions that help us explain the amendments to Law No. 52.

¿En qué consiste la modificación principal de la Ley N° 52 introducida por la Ley N° 254?

The obligation is established that the accounting records that must be kept and maintained by legal entities must be provided to the resident agent, for safekeeping, no later than within four (4) months following the expiration of each fiscal year, that is, no later than April 30 of each year. That is, the accounting records as of December 31, 2021, must be delivered to us no later than April 30, 2022, and also at the expiration of the subsequent fiscal years.

Accounting records may be provided to the resident agent in original or copy and will be kept by the resident agent in a confidential manner, unless required by a competent authority of the Republic of Panama, in accordance with applicable laws.

¿Dónde se pueden mantener los registros contables originales?

Los originales de los registros contables pueden mantenerse en poder de la persona jurídica en cualquier parte del mundo o en Panamá bajo custodia del agente residente. Si los registros contables originales son mantenidos fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito, al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y la documentación de respaldo bajo su custodia, al igual que la dirección física donde éstos están.

¿Qué son registros contables según la Ley N° 52?

Se entiende como registros contables aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.

¿Qué tipo de registros contables debe mantener las personas jurídicas?

A.  Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias y/o cuentas de inversión, entre otros, deberán proveer como registros contables, un documento que contenga la siguiente información:

El valor de los activos;

Los ingresos que generan dichos activos; y

liabilities relating to such assets.

The information may be provided by the annual delivery to the resident agent of a balance sheet containing the amount of the assets, liabilities and income of the legal entity relating to the previous fiscal period.

B.  Las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil, deben entregar:

El estado de cuenta del custodio; o

El balance general de la persona jurídica.

C.  Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar:

Un diario y un mayor.

¿Qué empresas están exceptuadas de proveer los registros contables o copia de los mismo al agente residente?

Se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente los registros contables o copia de los mismos, las siguientes personas jurídicas:

Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.

Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.

Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.

Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.

¿Qué es documentación de respaldo conforme a la Ley N° 52?

Documentación de respaldo se define como aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.

What are the consequences for a legal entity if it fails to provide the original or a copy of the accounting records to the resident agent in a timely manner?

The resident agent must report such fact to the regulatory body and such non-compliance could result in: (i) fines to the legal entity of US$5,000.00 to US$1,000,000.00; (ii) the suspension of the corporate rights of the legal entity; and (iii) the impossibility of registering any type of document in the Public Registry and obtaining certificates issued by said Registry. In addition, the resident agent is obliged to resign as such with respect to the legal entity that fails to comply.

How long should accounting records and supporting documentation be kept in the event of dissolution?

En caso de disolución, los registros contables y la documentación de respaldo o sus copias respectivas correspondientes a los cinco (5) años anteriores a la inscripción de la disolución deberán también ser mantenidos por la persona jurídica y estar disponibles por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir de la inscripción de la disolución.

For any additional information or assistance you require regarding accounting record k