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La República de Panamá, mediante la Ley N° 52 de 2016 (la “Ley N° 52”), estableció el requerimiento que toda persona jurídica (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado) está obligada a llevar registros contables y mantener documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años.
Recientemente, la referida Ley N° 52 fue objeto de modificación mediante la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021 (la “Ley 254”), estableciendo requerimientos adicionales respecto a los “registros contables” que deben llevar las personas jurídicas. A continuación, formulamos algunas preguntas que nos ayudan a explicar las modificaciones a la Ley N° 52.
¿En qué consiste la modificación principal de la Ley N° 52 introducida por la Ley N° 254?
Se establece la obligación de que los registros contables que deben llevar y mantener las personas jurídicas, deben ser proporcionados al agente residente, para su custodia, a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año. Es decir, los registros contables al 31 de diciembre del año 2021, nos deben ser entregados a más tardar el 30 de abril de 2022, y asimismo al vencimiento de los años fiscales subsiguientes.
Los registros contables pueden ser proporcionados al agente residente en original o copia y serán mantenidos por el agente residente de manera confidencial, a menos que medie un requerimiento de una autoridad competente de la República de Panamá, conforme a las leyes aplicables.
¿Dónde se pueden mantener los registros contables originales?
Los originales de los registros contables pueden mantenerse en poder de la persona jurídica en cualquier parte del mundo o en Panamá bajo custodia del agente residente. Si los registros contables originales son mantenidos fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito, al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y la documentación de respaldo bajo su custodia, al igual que la dirección física donde éstos están.
¿Qué son registros contables según la Ley N° 52?
Se entiende como registros contables aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
¿Qué tipo de registros contables debe mantener las personas jurídicas?
A. Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias y/o cuentas de inversión, entre otros, deberán proveer como registros contables, un documento que contenga la siguiente información:
El valor de los activos;
Los ingresos que generan dichos activos; y
los pasivos relativos a dichos activos.
La información podrá suministrarse con la entrega anual al agente residente de un balance general que contenga el monto del activo, pasivo e ingresos de la persona jurídica relativos al periodo fiscal anterior.
B. Las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil, deben entregar:
El estado de cuenta del custodio; o
El balance general de la persona jurídica.
C. Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar:
Un diario y un mayor.
¿Qué empresas están exceptuadas de proveer los registros contables o copia de los mismo al agente residente?
Se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente los registros contables o copia de los mismos, las siguientes personas jurídicas:
Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.
Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.
Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.
¿Qué es documentación de respaldo conforme a la Ley N° 52?
Documentación de respaldo se define como aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
¿Cuáles son las consecuencias para una persona jurídica en caso de no suministrar el original o copia de los registros contables al agente residente en tiempo oportuno?
El agente residente deberá informar de tal hecho al ente regulador y tal incumplimiento podría generar: (i) multas a la persona jurídica de US$5,000.00 a US$1,000,000.00; (ii) la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica; y (iii) la imposibilidad de inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Público y obtener certificados emitidos por dicho Registro. Además, el agente residente está obligado a renunciar como tal respecto a la persona jurídica que incumpla.
¿Por cuánto tiempo se deben mantener los registros contables y la documentación de respaldo en caso de disolución?
En caso de disolución, los registros contables y la documentación de respaldo o sus copias respectivas correspondientes a los cinco (5) años anteriores a la inscripción de la disolución deberán también ser mantenidos por la persona jurídica y estar disponibles por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir de la inscripción de la disolución.
Para cualquier información adicional o asistencia que requiera sobre los requerimientos de registros contables, no dude en comunicarse con nosotros a la siguiente dirección de correo electrónico: accountingservices@stagingcd.com.
